Achtergrond: 4 tips zo wordt jouw organisatie klaar voor digitaal

Geschatte leestijd – 5 minuten

Innovaties bieden organisaties nieuwe mogelijkheden. Wie het beste gebruik maakt van die nieuwe mogelijkheden, zal uiteindelijk het meeste succes hebben. Dat vraagt om een werkomgeving die daarop inspeelt. Maar hoe stem je de organisatie van een dj of festival eigenlijk af op nieuwe, technologische mogelijkheden?

Toekomst klaar

Hieronder vind je vier tips die jouw festival of dj klaar voor digitaal maken. Merk overigens op dat een organisatie niet altijd een bedrijf hoeft te zijn, maar dat bedrijven wel altijd organisaties zijn. Een organisatie is een samenwerkingsverband waarbij de deelnemers bewust bepaalde processen uitvoeren.

Vaak is de wijze waarop een organisatie functioneert nou eenmaal zo gegroeid en is niet overdacht hoe mensen en middelen ingezet moeten worden, laat staan over de invulling van de bedrijfsvoering. Organisatie veranderen echter, willen ze transformeren naar een digitaal businessmodel.

1: Ontwikkel een aparte business unit

Als dj of organisator van evenementen en festivals moet je een business unit opzetten. Wil je een dergelijk business unit ontwikkelen, dan moet je jouw dj (of jezelf) of festival zien als een platform, dat onder meer bestaat uit de eigen webomgeving, sociale kanalen en dienstverlenende/e-commerce kanalen.

Deze aparte afdeling gaat zich bezighouden met het internetecosysteem en ziet dit ecosysteem als een business ecosysteem. Hierdoor wordt het mogelijk en makkelijker om nieuwe verdienmodellen te ontwikkelen. Deze business unit heeft een eigen winst/verliesrekening en wordt aangestuurd als een profit center. Dit vraagt om een plan van aanpak, waarin beschreven staat wat de digitale strategie van de business unit is. Dit plan bestaat uit:

Uitwerking van de onderzochte resultaten en het daarvoor benodigde werk uiteengezet in de tijd;
De vereiste kwaliteit en de stappen die gezet moeten worden om het te waarborgen;
De organisatie inclusief de betrokkenen en hun tijdsbeslag;
De benodigde communicatie;
De afhankelijkheden en risico’s en de wijze waarop men hiermee omgaat;
De kosten van het project;
Een actieplan

Merk op dat een plan pas slaagt als het bestaansrecht van het achterliggende concept en de betrokkenheid van de mensen is gegarandeerd. Samenwerken en elkaar vertrouwen zijn hierbij essentieel.

2: Content

Als dj of festivalorganisator ben je in feite content-producent. Dat werkt twee kanten op. Aan de ene kant ‘recycle’ je content van derden: content van derden kan online gecureerd en (her)gedistribueerd worden. Dit zorgt voor een langere en betere relatie met fans. Daarnaast consumeren fans content van festivals en dj’s via meerdere manieren en kanalen, waardoor de boodschap van content krachtiger en de band met de fan wordt versterkt. Hierdoor wordt er meer over de fan bekend: er ontstaat een completer beeld van hem of haar, wat het mogelijk om het in te zetten als verdienmodel. Immers: die gegevens maken marketingacties gerichter, en zijn dus geld waard.

Fans hebben steeds meer behoefte aan online beleving en inspiratie rondom hun favoriete dj, evenement of festival. Ze verwachten meer dan een paar posts en een droge e-commerce functionaliteit. Ga slim om met online promotie- en verkoopkanalen en breek de silo’s af in de organisatie, zodat structuur en samenhang wordt aangebracht op alle online gerelateerde activiteiten.

Dj’s en festivals blijven door content uit te geven verbonden met hun doelgroep. Het vraagt echter wel om creativiteit en commitment om content te genereren en te distribueren Stem de content-strategie af op de relatie met de fan, dus: de persoonlijkheid van de dj of festival, diens imago en de mate waarin hij of zij het privéleven met fans wil delen. Personaliseer de relatie met de fan, wil je in de toekomst geen omzetverlies hebben of kansen missen.

3: Werk aan je merk

Elke dj of festival is eigenlijk een merk. Hoe realiseer je als platform goede, online zichtbaarheid en merkwaarde? Neem onder meer de volgende stappen:

De website van de dj is gescheiden van de muziekmaatschappij. Deze site doet dienst als een centrale hub van alle informatie, content en eenvoudige e-commerce faciliteiten, zoals een online winkeltje met muziek, merchandise en tickets. Muziek kan hier vooruitbesteld (pre-ordered) worden;
Verbind de website, sociale kanalen, apps en aanvullende platforms van de dj met elkaar;
Zorg voor promotie van de digitale kanalen, door muziek te lekken een online PR-team aan te stellen;
Communiceer op regelmatige basis, met relevante content, naar het netwerk van fans;
Zorg dat het fans gemakkelijk wordt gemaakt om content, afbeeldingen, video’s en muziek te raadplegen;
Maak een eenvoudig digitaal platform, waar licenties voor film, tv, multimedia voor reclame- en mediabureaus te vinden zijn. Dit zorgt voor een korte doorlooptijd voor het aanvragen en goedkeuring van licenties.

4: Streef naar een netwerkorganisatie

Starre, hiërarchisch ingerichte organisaties hebben in de digitale toekomst geen plaats. Daarom is het nodig om af te rekenen met zuilen, silo’s, machtsspelletjes aan de top en bestuurslagen die alleen maar met zichzelf bezig zijn en vernieuwing tegenhouden. Jouw organisatie moet plat ingericht zijn. Ook moet het functioneren en zijn ingericht als een netwerk: niet-hiërarchisch verbonden onderdelen of teams die een eigen relatie hebben met de omgeving.

Zo’n organisatie speelt snel in op veranderingen in die omgeving en op vragen van klanten. De onderdelen werken autonoom en worden eerder gefaciliteerd dan aangestuurd. Dit vraagt om duidelijke relaties tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, (zelfsturende) teams, een faciliterend management en een hoger kennisniveau van de medewerkers. Hierdoor zijn er minder managers nodig en meer zelfsturende teams of werknemers. Zie het verschil in tussen ‘hij is mijn baas’ (hiërarchie) versus ‘ik accepteer zijn leiderschap’ (richting geven). Dit schept ruimte voor samenwerking, de aanvulling van competenties, het hebben van vertrouwen en gedeelde ambitie.

Dj’s en festivalorganisaties hebben een stuurgroep nodig. Deze groep adviseert over de te volgen koers, geeft richting en advies aan de netwerkorganisatie en zorgt ervoor dat het beleid en de strategie wordt geborgd. Sta er daarbij bij stil dat digitaal alle vier de kernfuncties (merk, product, verkoop en service) van een organisatie raakt. Zorg er dus als het ware voor dat er van elk van deze kernfuncties een vertegenwoordiger betrokken is in de netwerkorganisatie. Verder moeten netwerkorganisaties aan de volgende voorwaarden voldoen:

De spelregels van de nieuwe organisatie moeten glashelder zijn (dus: bijzonder goede interne en externe communicatie);
Er moet een overtuigende, inhoudelijke toekomstvisie over het nieuwe businessmodel aanwezig zijn, zodat iedereen naar hetzelfde doel werkt;
De prestaties van de netwerkorganisatie moeten scherp beoordeeld worden;
De leden van de netwerkorganisatie moeten (indien nodig intensief) ondersteund worden.

Dj’s en festivalorganisaties die bovenstaande stappen nemen, zullen succesvoller zijn dan andere dj’s en festivals. Wie niet klaar is voor digitaal, zal het niet redden in de 21e eeuw.

* Deze post is een samenvatting van het hoofdstuk ‘Hoe richt je jouw organisatie in’ uit EDM en de Digitale Wereld. Waarom dj’s, evenementen en festivals moeten veranderen.